Wie funktioniert die Logistik-Planung einer Roadshow? | Movico

Logistik-Planung für eine Roadshow

Veröffentlicht am: 12 January 2022

Da gehört schon allerhand dazu!

Heute bieten Logistics Manager Leon und Client Manager Marketing Events Noud uns einen einmaligen Blick hinter die Kulissen von Movico. Gemeinsam schauen wir uns genau an, was man bei der Logistik-Planung für eine Roadshow so alles beachten muss. Dazu gehört nämlich schon noch einiges mehr als nur die Suche nach der schnellsten Strecke von A nach B. Die Logistik-Organisation einer Roadshow ist eine echte Herausforderung, bei der genau die richtige Route, die richtigen Papiere und die richtige Zeitplanung zusammengestellt werden müssen. Und gerade eine solche Herausforderung für jeden Kunden zu bewältigen, macht dem Team besonders viel Spaß!

Aber wie geht das nun vor sich?

1. Die erste Analyse

Eine sorgfältige Bestandsaufnahme der Kundenwünsche: das ist immer unser erster Schritt. Leon erklärt dazu: „Die Kunden erklären uns ihre ersten Pläne und Ideen. Davon ausgehend machen wir dann eine erste Bestandsaufnahme. Dabei achten wir besonders auf wichtige Daten in der Planung und auf Orte und Länder, die sie besuchen wollen. Und dann achten wir besonders darauf, was logisch ist – und was eher nicht.“ Bei Movico sind wir natürlich am liebsten im frühestmöglichen Stadium an diesem Prozess beteiligt. Ausgehend von unseren Erfahrungen und unserem Know-how besprechen wir dann mit den Kunden Schritt für Schritt alle wichtigen Elemente. Dabei wollen wir ihnen vor allem helfen, zum richtigen Zeitpunkt über die richtigen Dinge nachzudenken.

2. Logische Strecke

Wie Leon erklärt, ist es natürlich sehr wichtig, den effizientesten Weg von einem Ort zum anderen zu finden: „Dabei achten wir immer darauf, unsere CO2-Emissionen so klein wie irgend möglich zu halten. Vereinfacht ausgedrückt: wir kurven nicht in Schleifen durch die Gegend.“ Wir wählen eine Streckenführung, die sowohl nach Kilometern als auch nach Zeit und Kosten möglichst effizient ist, sowie abgestimmt auf die Event-Daten, die der Kunde sich wünscht.“

3. Die richtigen Papiere

Das ist eine große Herausforderung – aber gerade darin liegt unsere besondere Stärke bei Movico. Noud nennt einige Beispiele: „Denken Sie beispielsweise an Grenzübergänge. In manchen Ländern braucht man Visen, die man schon unglaublich lange vorher beantragen muss. Je früher man daran denkt, desto weniger Probleme gibt es später. Auch wenn ein Übersee-Transport ansteht, sind dafür besondere Dokumente erforderlich. Und natürlich muss auch noch die Zeit für die Überfahrt berücksichtigt werden. Inzwischen wissen wir genau, was wir wo regeln müssen.“ Das ist für unsere Kunden natürlich eine echte Erleichterung. So können sie sich nämlich voll und ganz auf den Inhalt ihrer Roadshow konzentrieren!

4. Individuelle Zeitplanung

Movico erstellt jede Zeitplanung perfekt und individuell auf den jeweiligen Kunden abgestimmt. Auch bei der Zeitplanung gibt es ja wieder einiges zu berücksichtigen, erklärt Leon: „Das fängt ja schon damit an, dass man eine Fahrt mit dem Lastwagen nicht so planen kann wie eine Fahrt mit dem Pkw. Da gelten ja ganz andere Tempo-Limits, außerdem sind nicht alle Strecken ohne weiteres für Lkw zugänglich. Darum dauert die Fahrt oft einfach etwas länger. Das müssen wir natürlich in der Planung berücksichtigen. Außerdem denken wir gründlich über die besten Reisetage und operationellen Tage nach. Dabei achten wir beispielsweise auf die gesetzlichen Feiertage in ganz Europa, weil diese ja von einem Land zum andern unterschiedlich sein können. Da will man natürlich nicht einen wichtigen operationellen Tag für einen Tag einplanen, an dem alle frei haben.“ Hätten Sie daran selbst gedacht?

5. Planung des Personaleinsatzes

Bei Movico achten wir besonders darauf, dass unsere Leute dauerhaft einsetzbar sind und dass die gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. Dazu erklärt Leon: „Was die Lenk- und Ruhezeiten und die allgemeine Arbeitszeit angeht, halten wir uns an die Regeln. Unsere Leute sind das allerwichtigste. Ohne sie läuft bei der Roadshow schließlich gar nichts! Nur wenn Arbeits- und Ruhezeiten optimal im Gleichgewicht sind, können sie sich optimal für den Kunden einsetzen.“ Auch dieses Element berücksichtigt Movico in der Planung. So ist alles realistisch und machbar – und verläuft die Roadshow wie am Schnürchen.

6. Bestimmung der Personal-Wechseltage

Nach drei Wochen werden unsere Operators gewechselt. Dadurch wollen wir die Qualität gewährleisten, es ist nämlich sehr wichtig, dass unsere Operators immer die vollen 100 % geben können, meint Noud. „Neben der dauerhaften Einsatzbarkeit unserer Leute denken wir auch von vornherein darüber nach, wie sie aus planungstechnischer Sicht am besten reisen können. Wenn Personal gewechselt werden muss, gibt es im Hinblick auf den Transport mehrere Optionen. Dann suchen wir einen logischem Punkt in der Tourplanung.“ Leon ergänzt: „Das ist ein Standort mit guter Anbindung an den internationalen Bahn- oder Flugverkehr. Indem wir möglichst direkt reisen, verkürzen wir die Fahrtzeiten. Das ist nicht nur kostensparend, sondern auch nachhaltiger. Wenn wir heute in einem winzigen Städtchen in Spanien stehen, und zwei Tage später in Barcelona, wählen wir natürlich für den Wechsel die Großstadt!“

7. Und dann geht es los!

Leon erzählt weiter, wie Movico eine fantastische Roadshow organisiert, bei der alles bis auf das letzte i-Tüpfelchen perfekt ist: „Wir planen immer eine ganze Vorbereitungswoche vor dem Startdatum ein. Dann wurde der Roadshow-Trailer schon komplett umgewandelt in einen mobilen Showroom oder Schulungsraum, perfekt auf das Markenerlebnis des Kunden abgestimmt. Innengestaltung und Branding sind dann schon fertig, anschließend kann der gesamte Aufbau kontrolliert werden. Besonders wichtig sind umfassende Tests der Systeme und Funktionalitäten, sodass unsere Event-Operators sich gründlich vorbereitet auf den Weg machen können. In der Vorbereitungswoche planen wir auch immer eine Kick-off-Veranstaltung mit dem Kunden ein. Außerdem schulen wir unsere Operators und schreiben wir speziell für die jeweilige Veranstaltung eine kundenspezifische Aufbau- und Abbau-Anweisung. Wenn das alles erledigt ist, brauchen wir nur noch ein perfektes Briefing für die Operators durchzuführen – und dann können wir einpacken und losfahren!“ So haben wir den gesamten Prozess Schritt für Schritt sorgfältig durchlaufen. Auf diese Weise sorgen wir als Team dafür, dass unsere Kunden und unsere Operators die Roadshow voller Vertrauen starten können!

Sie planen eine Roadshow und möchten sich von uns beraten lassen? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch!

Sie möchten mehr über die logistische Planung einer Roadshow erfahren?

Stellen Sie Ihre Frage an unseren Marketing-Roadshow-Spezialisten Noud van de Mortel! Er erzählt Ihnen gerne mehr über die Herausforderungen, denen wir uns täglich stellen müssen.

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